Ainda não conhece os documentos inteligentes e continua guardando os papéis físicos dentro de casa? Se a resposta for positiva, temos uma notícia: você pode avançar muito nesse processo e tornar a gestão de documentos da sua empresas muito mais eficiente e segura.
Se o assunto é tecnologia, não podemos deixar de pontuar o quanto ela tem tomado os espaços nos diferentes nichos, desde de processo mais simples até os mais complexos. E, quando falamos de gestão de empresas, não é diferente.
Segundo um estudo do CESAR, 23% das empresas participantes afirmam que a transformação digital é prioridade máxima no desenvolvimento estratégico. Inclusive, a gestão inteligente de documentos une organização e tecnologia para contribuir com a dissolução das burocracias dentro dos negócios.
Ao ser bem aplicada, ela consegue modificar a rotina e a produtividade dos colaboradores. Isso ocorre já que eles passam mais tempo dedicados às suas funções e menos em atividades que demandam a separação de grandes arquivos.
Assim, nascem os documentos inteligentes com o intuito de tornar os arquivos da sua empresa em um grande compilado digital.
Eles podem ser acessados a qualquer momento e lugar, por conta da nuvem. A computação na nuvem, ou cloud computing, permite que as pessoas acessem o mesmo software por meio da internet.
Sim, é como se fosse uma grande pasta digital que facilita na separação e no momento da procura, desde documentos mais recentes ou mais antigos. Aliás, falando na junção de materiais importantes e internet, isso te dá um medo?
É pensando na problemática da segurança que responderemos a sua dúvida por aqui. Vamos te mostrar como esse encontro é tranquilo!
Saiba por que documentos inteligentes estão seguros na nuvem
Como falamos, os meios digitais podem ser ainda uma incógnita para alguns, mas não se preocupe porque, com o desenvolvimento das tecnologias, a segurança se tornou um ponto crucial nesse universo.
Atualmente, os processos de armazenagem contam com um ambiente completamente diferente do que você imagina. Ao armazenar um documento, você estará colocando-o na nuvem, ou seja, será anexado em um sistema online.
Porém, por mais que seja digital e disponível em qualquer lugar do mundo, apenas as pessoas autorizadas poderão acessar, editar e organizar.
Por isso, já existem diversos mecanismos de verificação e proteção neste meio. Além disso, as nuvens são arquitetadas com um forte perímetro de segurança, altamente monitorado, que diminui muito as ações de hackers.
O mundo digital também pode ser um ambiente confiável, basta escolher os locais certos!
Além do benefício já citado, seu time também ganhará em performance e integração, já que aumenta a unificação. Dessa maneira, todas as pessoas autorizadas podem utilizar o sistema simultaneamente.
Por último, o armazenamento em nuvem também conta com o salvamento automático, ou seja, não tem perigo de perder aquele material tão importante, já que cada edição é automaticamente salva no arquivo.
Traga todos os seus documentos digitais para a nuvem
A partir dessa ideia, ao escolher uma empresa capacitada para cuidar do que mais importa para o seu negócio, você também prioriza a segurança.
Por isso, a Myndware passa pela digitalização, compilação e estruturação dos seus arquivos, sem deixar a facilidade e a acessibilidade de lado. Por aqui, a solução mais inteligente do mercado nacional conta com parcerias incríveis e a gestão completa do ciclo de vida dos contratos.
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